怎樣有效處理業(yè)主抱怨或者投訴？

• 2025-02-12 09:14:34

本文作者從事物業(yè)一線工作已有多年，認(rèn)為能否有效處理業(yè)主投訴，是檢驗一個員工是否合格的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。時下，不少員工在處理業(yè)主投訴方面

1、讓業(yè)主“破口大罵”

通常情況下，業(yè)主表示不滿時，常常會帶著怒氣投訴，這是十分正常的現(xiàn)象。此時，你首先應(yīng)當(dāng)態(tài)度謙遜地接受業(yè)主的投訴，引導(dǎo)業(yè)主說出事由，讓業(yè)主盡情地宣泄不滿情緒。

在業(yè)主“破口大罵”的過程中，你要做到以下兩點：

一：學(xué)會傾聽。在傾聽的同時，要做好必要的記錄，不要打斷業(yè)主的陳述；

 

二：保持冷靜。不管業(yè)主如何批評，你永遠(yuǎn)不要與業(yè)主爭辯，因為爭辯只會更加激怒業(yè)主，于事無補。

2、表達(dá)對業(yè)主的理解

等業(yè)主宣泄了他的不滿之后，他的激憤情緒開始回落，這時，就要表達(dá)出對業(yè)主遭遇的理解，以進(jìn)一步緩解業(yè)主的情緒?？傊还軜I(yè)主的投訴是否合理，你都不能責(zé)備業(yè)主。這樣一來，業(yè)主就會感覺到他已經(jīng)受到了重視。

3、分析投訴原因

聆聽業(yè)主的抱怨后，必須冷靜地分析事情發(fā)生的原因與重點。經(jīng)驗不豐富的員工往往似懂非懂地貿(mào)然斷定，甚至說些不必要的話而使事情更加嚴(yán)重。知己知彼，百戰(zhàn)不殆，只有真正了解了業(yè)主投訴的具體原因，才能采取有效的措施來處理問題。

業(yè)主投訴的原因很多，但主要的是因服務(wù)而投訴。業(yè)主對服務(wù)產(chǎn)生的異議十分常見，也多種多樣，比如，業(yè)主可能對員工或其他服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式表示不滿，也可能對公司的政策、規(guī)章制度等有不同看法，還有可能是因自身原因而投訴。有時候業(yè)主的投訴是由自身的疏忽和誤解引發(fā)的。

4、積極解決問題

在了解業(yè)主產(chǎn)生異議的原因之后，你要判定業(yè)主的投訴理由是否充分，投訴要求是否合理，異議是由產(chǎn)品或服務(wù)引起的，還是由業(yè)主自身引起的？如果是產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不能令業(yè)主滿意，就應(yīng)當(dāng)承認(rèn)錯誤，立即向業(yè)主道歉，并爭取業(yè)主諒解，而不能推卸責(zé)任，或者尋找借口，任何推諉都會使矛盾激化。

接下來應(yīng)當(dāng)在明確承諾的基礎(chǔ)上迅速解決問題，不能拖延時間。對較小的投訴，你有權(quán)解決的應(yīng)馬上答復(fù)業(yè)主；對于當(dāng)時無法解答的，要做出時間承諾。在處理過程中無論進(jìn)展如何，到承諾的時間一定要給業(yè)主答復(fù)，直至問題解決。

如果業(yè)主的投訴不是物業(yè)的失誤，或者明顯缺乏事實根據(jù)，或者本身就是無事生非，這時候你要心平氣和地運用旁敲側(cè)擊、啟發(fā)和暗示等方法，澄清業(yè)主的錯誤想法，陳述自己的觀點。

5、核查業(yè)主滿意度

接到業(yè)主投訴時，要用積極的態(tài)度去處理，最好在業(yè)主聯(lián)系你之前先與業(yè)主溝通，讓他了解每一步進(jìn)程，爭取圓滿解決問題，并使最終結(jié)果超出業(yè)主的預(yù)期，讓業(yè)主滿意。

投訴處理完畢后，要對業(yè)主進(jìn)行跟蹤調(diào)查，了解他的滿意程度。如果業(yè)主仍然不滿意，就要重新審視處理結(jié)果?？傊?，在處理業(yè)主投訴的時候，你一定要將與業(yè)主長期合作、共贏共存作為一個前提，有了這個前提，你才會想方設(shè)法提升業(yè)主的滿意度。

6、尋根求源徹底消滅問題

業(yè)主的合理投訴顯示了物業(yè)服務(wù)的弱點所在，除了要隨時解決問題外，更應(yīng)讓同樣的錯誤不再發(fā)生。要將業(yè)主的投訴在每天晨會或每周例會上通告，找出并糾正問題的根源，防止再度出現(xiàn)同類問題。對投訴處理過程進(jìn)行總結(jié)與綜合評價，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)對策，不斷完善經(jīng)營管理和運作機(jī)制，努力提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，有效降低業(yè)主投訴率。